はじめに
マンションの理事会に任命されたとき、胸の奥がズンと重くなった経験はありませんか。
「何から手をつければいいのか」「誰に聞けばいいのか」そんな声なき不安を抱えたまま、毎月の会議がやってくる。
ときに、議題も資料も不完全なまま時間だけが過ぎ、ただ座っているだけの会議に疑問を感じたという方も少なくないでしょう。
実は、こうした状況の根本にあるのが“属人化”という問題です。
業務が個人にひもづきすぎて、引き継ぎが曖昧になり、経験や勘に頼った運営が続いてしまう。
その結果、理事会がブラックボックス化し、住民の不信感やトラブルがじわじわと積み重なっていくのです。
この記事では、マンション理事会運営における属人化を徹底的に排除するための考え方と実践方法を紹介します。
注目される第三者管理方式や、外部管理者方式の現実的な活用法、さらにチェックリスト・引継書・マニュアルを軸とした内部体制の再構築まで、多面的に掘り下げていきます。
私たちの暮らしの質を守るのは、現場の小さな仕組みと一歩踏み出す勇気です。
属人化ゼロへ向かう理事会の未来、その道筋を一緒に描いていきましょう。
属人化ゼロで実現する理事会方式の最適運営
マンション理事会運営に潜む属人化リスクの実態
玄関前の掲示板に貼られた「理事会開催のお知らせ」を目にしたとき、あなたは何を思いますか。
少しでも関わるのは億劫だと感じたなら、それは理事会に“見えない壁”がある証拠かもしれません。
理事会運営の多くは、過去の資料や人伝てのノウハウに頼りがちです。
管理組合のうちの多くが「役員のなり手不足」を深刻な課題としています。
その裏には、業務内容が明文化されていない、属人化した運営体制が横たわっているのです。
実際、ある管理組合では、会計理事の交代時に通帳の保管場所すら共有されておらず、新任者が2週間も何もできなかったというケースがありました。
「慣れればわかるから」との言葉で済まされる環境に、新任理事のストレスは想像以上に大きいものです。
属人化とは、情報が人に紐づいている状態。
その人が辞めれば、知識も責任も一緒に消えてしまいます。
こうした構造は、たとえ善意があっても、運営を不安定にし、住民全体の信頼感を損ねていくリスクをはらんでいます。
思い返せば、私自身が理事長を務めたときも、最初に受け取ったのは数枚のメモとファイルだけ。
そこに書かれていたのは「前年度通りやればOK」という簡素な一言でした。
本当にそれで良かったのか、今でも疑問は残っています。
とはいえ、こうした状況が生まれるのは、怠慢ではなく仕組みの不在が原因です。
属人化は責めるものではなく、解消すべき構造的な課題だと考え直すべきタイミングに来ています。
あなたのマンションでも、似たような問題を感じたことはありませんか。
もしそうなら、属人化ゼロへの第一歩を踏み出す絶好のチャンスです。
外部委託だけでは解決しない理事会方式の限界
外部に頼れば楽になる。
そう思って第三者管理方式や外部委託を検討する組合も多いです。
実際、国土交通省が公表した「マンション総合調査（令和3年度）」によれば、第三者管理方式を導入しているマンションは全体の2.6%に留まっています。
思ったよりも少ないと感じた方もいるかもしれません。
それは、外部委託が“万能”ではない証拠でもあるのです。
外部委託が進んだある大型マンションでは、確かに定例業務はスムーズになりました。
しかし、住民同士の対話は激減し、「任せているから知らない」という無関心が蔓延。
その結果、理事会が提案した修繕計画に対して反対意見が続出し、総会で否決されるという事態になったのです。
外部委託は効率を高める反面、当事者意識や情報共有の希薄化を招くリスクもあります。
属人化を解消するために外部委託を進めるのであれば、その分、内部での「見える化」や「役割の明確化」を徹底しなければ意味がありません。
たとえば、外部管理者が作成した資料にも「誰が何を判断し、どのような経緯で決まったか」を記録として残すべきです。
ここを怠ると、属人化は“外の誰か”に移っただけで、本質的な解決にはなりません。
外部委託には限界がある。
それを理解した上で、内部とのハイブリッドな運営体制を設計することが、これからのマンション理事会に求められる視点です。
今こそ、“任せきり”ではなく“関わりながら任せる”というスタイルへの転換が必要ではないでしょうか。
チェックリスト・引継書・マニュアルの整備手順
では、属人化を本気で解消するには何が必要なのでしょうか。
答えのひとつが「仕組みの可視化」です。
とくにチェックリスト、引継書、マニュアルの3点セットは、理事会運営の羅針盤となります。
実際にあるマンションでは、業務内容を一枚のフローチャートにまとめるだけで、役員間の会話が活性化し、引き継ぎ時の混乱が激減しました。
たとえば、会計業務なら
・月初の通帳確認
・領収書の貼付と分類
・月末の収支報告作成
といった手順を時系列で記し、それぞれの項目に「誰が」「どの資料を使って」「どこに保存するか」まで明記します。
この一枚があるかないかで、新任役員の安心感はまるで違うのです。
さらに、引継書には「なぜこの手順なのか」「過去にどんなトラブルがあったか」といった“背景”も必ず残しましょう。
単なる手順書ではなく、理事会の“知恵”を蓄積していく文書にすることが重要です。
マニュアルは長くなくて構いません。
ポイントは、「誰が読んでも明日から動ける」こと。
過剰な情報は逆に読まれません。
運営に必要な最小限の知識と判断基準、それを簡潔にまとめる技術こそが、属人化ゼロへの近道です。
あなたの理事会にも、まずは“1枚”の整備から始めてみてください。
小さな試みが、大きな変化につながります。
オブザーバー制度で理事会運営の継続性を確保
理事が一年交代制のマンションでは、知識と経験がなかなか蓄積されません。
毎年4月、新旧理事が引き継ぎの場で戸惑う姿は、何年経っても変わらない。
そんな状況に、何度も胸が痛くなりました。
そこで導入したのが「オブザーバー制度」です。
次年度の理事候補者に、3ヶ月前から理事会に出席してもらい、議事録や資料にも目を通してもらう。
もちろん発言権はありませんが、会議の流れや雰囲気を体感してもらうだけでも、就任後の動きが格段にスムーズになります。
オブザーバー期間があった方が、引き継ぎ後のミスや混乱が少なかったという声が多いです。
たとえば、会議資料の作成フローや、議題の選定基準などは、口で説明しても伝わりづらいものです。
しかし、実際に会議に同席することで、「ああ、こういう風に決めていくんだな」と腑に落ちる。
その納得感が、理事会への参加意欲にもつながるのです。
また、副次的な効果として、オブザーバーを通じて次世代の住民が理事会を身近に感じるようになるという声もありました。
属人化ゼロを目指すなら、知識の継承だけでなく、“参加のきっかけ”をつくることも同じくらい大切です。
理事会の敷居を下げる工夫として、オブザーバー制度は今後ますます注目される取り組みといえるでしょう。
あなたのマンションでも、次年度の理事候補に一言声をかけてみませんか。
その小さな一歩が、理事会の未来を明るく照らしてくれるかもしれません。
第三者管理方式で変わる理事会運営のあり方
外部管理者方式導入によるトラブル回避の可能性
「第三者管理方式にすれば、すべて丸く収まる」
そんな声を耳にしたことがあるかもしれません。
けれど、現実はもっと複雑で、もっと繊細です。
外部の専門家に理事長や理事会の一部を委託する方式、それが外部管理者方式です。
外部専門家の理事就任への道筋をつけたのは2016年（平成28年）のマンション標準管理規約改正です。
この改正により、区分所有者以外の専門家を役員に選任することが規約で定められるようになりました。
これは、長年続いていた“なり手不足”という課題に対する一つの処方箋ともいえます。
たとえば、ある築35年の中規模マンションでは、理事のなり手がゼロという状況が続いていました。
そこで外部管理者方式を導入したところ、会議の開催率がほぼ100%に改善され、居住者からのクレームも減少傾向になったという報告があります。
とはいえ、すべてがうまくいくわけではありません。
外部に任せたことで情報共有が疎かになり、「勝手に決められた」と不満を持つ住民が出てきたという話もあります。
つまり、トラブルを回避するには、導入した後の“見える運営”が不可欠なのです。
理事会の議事録や報告内容をマンション内の掲示板やオンライン共有で公開することで、参加していない住民とも情報の壁を低くできます。
また、外部管理者にも「説明責任」と「報告義務」を契約の中に明文化することで、透明性を高められます。
最も大切なのは、“任せること”と“知っておくこと”のバランスです。
あなたのマンションでも、トラブルを防ぐ鍵は案外、そんな小さな工夫の中にあるかもしれません。
費用とデメリットに向き合う外部委託の判断基準
外部に理事会運営を委ねるという決断。
それは、時間と手間を削減する代わりに、一定のコストと主導権を手放す覚悟を意味します。
外部管理者方式を導入した場合、月額で3万円〜10万円程度の報酬が発生することが多いとされます。
この金額は、マンションの規模や役割分担の度合いによって変動します。
「お金がかかるだけなら自分たちでやった方がいいのでは？」
そんな疑問を持つ住民も少なくありません。
ある管理組合では、費用に対する納得感が得られず、途中で契約を打ち切ったという例もあります。
ただし、その後の理事会は再びなり手が現れず、数ヶ月にわたり運営が停止状態となったそうです。
つまり、費用は単なる支出ではなく、“運営が止まらないための投資”とも捉えられます。
問題は、どこに価値を見出すかです。
第三者管理方式における最大のメリットは、「継続性」と「客観性」です。
専門家が関わることで、過去のしがらみにとらわれない判断や、冷静な進行が可能になります。
一方で、デメリットとしてよく挙がるのが、「住民との距離感」や「コストの固定化」などです。
実際、委託契約の中で“どこまで任せるか”が曖昧だと、トラブルの種になりかねません。
ですから、契約前には管理者の業務範囲、報告義務、費用対効果などを細かく精査する必要があります。
お金をかける以上、その分の“安心”や“信頼”が得られる体制かどうか。
その基準を持って判断することが、後悔しない選択につながるはずです。
管理者方式と理事会方式の適用条件と違い
マンション管理には、主に2つの方式が存在します。
ひとつが「理事会方式」、もうひとつが「管理者方式」です。
理事会方式は、複数名の理事からなる組織が意思決定を行うスタイル。
一方で管理者方式は、理事会を置かず、1名の“管理者”が全ての業務を担うという制度です。
この違い、案外見落とされがちですが、実務の中ではかなり大きな意味を持ちます。
理事会方式は、合議制によって多様な視点が集まりやすく、透明性が高まる傾向にあります。
ただし、参加者が多い分、合意形成に時間がかかり、調整業務が煩雑になるという側面もあります。
一方で管理者方式は、スピーディな判断と柔軟な対応が可能ですが、権限が一人に集中するため、情報の偏りや透明性の低下が懸念されます。
たとえば、築年数が50年を超え、深刻な老朽化に直面していたある団地型マンションでは、緊急対応の必要性から管理者方式を採用。
結果的に大規模修繕が迅速に進んだものの、一部住民からは「情報が足りない」との声も上がりました。
つまり、どちらが“優れている”というよりは、マンションの規模、構成、課題によって“向き不向き”があるということです。
小規模マンションでは、理事会の確保自体が難しいケースもあり、管理者方式の方が現実的な選択となることがあります。
一方、大規模マンションでは、住民の多様な意見を吸い上げるために、理事会方式がフィットする場面も多いです。
制度を選ぶときは、「今」の課題だけでなく、「これから」の変化にどう対応できるかという観点も忘れずに持ちたいものです。
属人化ゼロに貢献する外部管理者方式の運用事例
属人化ゼロを目指す中で、外部管理者方式が“うまく回っている”という声も聞こえてきます。
とはいえ、その背景には細やかな設計と、地道な運用があることを忘れてはいけません。
たとえば、ある築40年超のマンションでは、5年前から外部管理者方式を採用。
理事会のなり手不足と情報共有の混乱に悩まされていた当時、導入は「賭け」のようにも思えたそうです。
ところが導入後、管理記録のデジタル化が進み、クラウド上で誰でも議事録や決算書が確認できるように。
引き継ぎの負担も軽減され、年々住民の理事会参加意欲も回復していったといいます。
外部管理者と住民代表が定期的に意見交換を行い、双方向の運営体制が確立されたことで、属人化リスクが格段に減ったという実感もあるそうです。
一方で、成功事例には必ず「導入後の運用体制」が鍵となっています。
単に契約するだけでは、望むような結果にはつながらないのです。
何をどこまで任せるのか、誰がチェックするのか、どこで住民と共有するのか。
その設計図をきちんと描いてこそ、外部管理者方式は力を発揮します。
属人化ゼロを目指すということは、“誰がやっても同じ質で回る”状態をつくること。
それは、管理の“仕組み化”と“意識の共有”がなければ実現できません。
今後も、成功事例を参考にしながら、自分たちのマンションに合ったやり方を模索し続ける姿勢が求められています。
あなたのマンションにも、そのヒントはきっとあるはずです。
引き継ぎ強化で理事会運営を止めない仕組みづくり
理事会運営の継続性を損なう引き継ぎ不全の現状
「何から引き継いだらいいのか、正直わからない」
新しく理事になった方から、そんな戸惑いの声を聞いたことがあります。
引き継ぎの不備は、理事会の歯車を止めてしまう最大のリスクです。
総会が終わった直後の引き継ぎタイミングで、前任者が不在。
もしくは、あっても口頭で数分の説明だけ。
その後、業務がまったく動かなくなる。
こうした事例は全国に数多く存在します。
たとえば、あるマンションでは、3期連続で同じトラブルが発生しました。
毎年、前任者が業務内容をきちんと記録せず、次期理事が1ヶ月以上業務を滞らせてしまう。
結果、定期点検や支払い処理に遅れが生じ、住民からの苦情が殺到したのです。
「どうしてもっとちゃんと引き継いでくれなかったのか」
その怒りは理不尽ではありません。
しかし、問題は責任の所在ではなく、仕組みの欠如にあります。
引き継ぎが個人の善意や記憶に依存しているうちは、同じ失敗は繰り返されるかもしれません。
あなたのマンションでは、引き継ぎ資料が「いつ」「誰に」「どう渡されるか」明文化されていますか。
もし不安があるなら、それは継続性の黄色信号です。
理事会運営を止めないためには、まず“止まらない仕組み”を設ける必要があります。
▶ こちらの記事「管理委託費値上げ通知で始まる交渉と変更のリアルな相場と無駄なコスト排除の最前線」もあわせて参考になります。
オブザーバー参加と属人化ゼロに向けた人材設計
「理事に選ばれても、何をするか分からないから断りたい」
そんな声を聞いたことはありませんか。
人材不足の背景には、“未知への不安”が根強く存在します。
そこで注目されているのが「オブザーバー制度」です。
これは、次年度の理事候補者が任期前に理事会に出席する仕組み。
いきなり現場に放り込まれるのではなく、事前に雰囲気や業務内容を体感できる。
まさに、属人化ゼロに向けた準備段階です。
たとえば、あるマンションでは、この制度を導入してから理事の辞退率が2割減少しました。
オブザーバーとして3ヶ月参加した住民が、「これならやれる気がする」と自然に手を挙げるようになったのです。
事前に“知っている”というだけで、人は驚くほど不安を手放せます。
属人化とは、業務が閉じた空間の中に沈み込んでいくこと。
ならば、その空間を開くことで、人材の流動性は自然と生まれていきます。
オブザーバー制度は、その最初の扉なのかもしれません。
理事会を“選ばれし者の場”から、“誰でも入れる共有スペース”へ。
そんな意識改革も、属人化を手放すきっかけになります。
あなたの理事会にも、今期が終わる前に“見に来ませんか”と声をかけてみてください。
次の担い手は、案外そのすぐ隣にいるかもしれません。
チェックリスト・引継書・マニュアルの更新運用フロー
一度作ったチェックリストやマニュアルが、数年後には形骸化していた。
そんな経験はありませんか。
せっかく作った資料も、更新されなければ“過去の遺物”になってしまいます。
属人化を防ぐツールこそ、運用フローが命です。
更新のタイミング、担当者、保存場所を明確にしておく必要があります。
たとえば、引き継ぎが完了した後、必ず「振り返り会」を設ける。
前任と新任が一緒に1時間だけ時間を取り、「実際どうだったか」「何が足りなかったか」を洗い出すのです。
この場で出た改善点を、すぐにドキュメントに反映する。
そして、最新版の資料は共有ドライブに保存し、誰でもアクセスできるようにしておく。
私の経験では、GoogleスプレッドシートとDropboxの組み合わせが最もスムーズでした。
毎年担当者が変わっても、更新履歴をたどれるので混乱が少ないのです。
また、理事会の年間予定に「マニュアル見直し会議」を組み込むと、定期的に情報がアップデートされていきます。
一度きりで終わらせない。
属人化ゼロを目指すには、ツールを“生きた仕組み”として循環させることが欠かせません。
小さな習慣の積み重ねが、止まらない理事会をつくっていくのです。
外部委託と内部体制の融合による属人化ゼロの完成形
外部委託と内部の自主管理。
この二つを“どちらか”で考える時代は終わりつつあります。
今、必要なのは“融合”という視点です。
第三者管理方式で外部の知見や経験を取り入れながらも、内部での情報蓄積と伝達をしっかりと続ける。
これが、属人化ゼロに向けた完成形です。
たとえば、ある分譲マンションでは、理事長だけを外部専門家に任せ、その他は住民理事が担当。
会議資料の作成や議事録整理は外部が担い、日々の判断や細かな運営は住民側が行うというハイブリッド運営です。
この方式を取ったことで、住民の“学び”が増え、次年度以降の理事立候補も増加しました。
外部に頼りすぎず、内部に閉じこもらない。
バランスの取れた運営こそが、継続性と柔軟性の両立を可能にします。
そのためには、内部に「学びの仕組み」が必要です。
引継書やチェックリストを整備するだけではなく、定期的に共有し、使いながら育てていく文化を根づかせる。
また、外部委託先との契約時にも「内部での引き継ぎ支援」や「情報共有の責任範囲」を明記しておくことが求められます。
属人化ゼロは、単なる“効率化”ではなく、“組織として成熟するための道”です。
あなたのマンションでも、ぜひ内と外の力をつなぎ直してみてください。
答えは、どちらか一方ではなく、その間にあるはずです。
まとめ
属人化された理事会運営が、日々の意思決定や引き継ぎを鈍らせ、住民の信頼をじわじわと削っていく。
そんな現実を目の当たりにしたことがある人は、少なくないはずです。
一方で、属人化を乗り越えた組織には、驚くほどの軽やかさと透明性が宿ります。
マンションの理事会は、ただの“義務”ではなく、暮らしを守る最前線です。
だからこそ、そこに立つ人たちが安心して動ける仕組みが求められています。
この記事では、属人化ゼロを実現するための視点として、チェックリスト・引継書・マニュアルの活用、オブザーバー制度の導入、そして第三者管理方式との融合を紹介してきました。
これらは単なる道具ではなく、“住民同士の信頼と協力”を支える土台です。
経験や記憶ではなく、構造と習慣で運営が回るようになったとき、理事会は本当の意味で持続可能な場になります。
誰かがいなくなっても止まらない。
新しく来た人が「わかる」「できる」と思える。
そんな状態こそが、マンションという共同体にとっての希望となります。
外部委託も、内部体制も、選ぶこと自体が目的ではありません。
大切なのは、それらを“使いこなす”力を理事会全体が持っているかどうかです。
どんなに立派な制度でも、住民一人ひとりの意識とつながっていなければ機能しません。
仕組みを整えることは、面倒で時間もかかることかもしれません。
けれど、それが次の理事、そして未来の住民を救う確かな布石になります。
今日のあなたの小さな行動が、5年後、10年後のマンションの安心に直結している。
その事実に、どうか誇りを持ってください。
理事会は、選ばれた人だけのものではなく、誰かの暮らしを守るための場所。
属人化を手放し、持続可能な理事会運営へ。
今、その第一歩を踏み出す準備はできています。
