はじめに
「次の理事って自分かも……？」
そんな予感が心をざわつかせたのは、ある冬の掲示板前でした。
張り出された理事会の輪番表には、私の部屋番号が赤字でくるりと囲まれていました。
いやな予感は、当たるものです。
マンションの理事会というと、なんだか面倒で重たい役回りという印象がつきまといます。
実際、拒否したくてもできない空気、クレーマー住民との板挟み、共働きで時間が取れないという声も絶えません。
理事のなり手不足は全国的な課題として浮き彫りになっています。
その背景には、高齢化の進行や単身世帯の増加、住民のライフスタイル多様化といった要因があります。
この問題、表面だけをなぞっていても何も変わりません。
だからこそ今回は、理事会運営で実際に起こる摩擦や悩みに切り込みながら、現場で見えてきた突破口を紹介していきます。
輪番制の拒否にどう向き合うのか。
外部委託は本当に現実解なのか。
そして、誰もが関われるマンション理事会の形とは。
もしかすると、あなたの「理事会アレルギー」も今日で終わるかもしれません。
マンション理事会に起きるトラブルの実態と本質
マンション理事会で頻発するトラブルの背景構造
「またエレベーターの点検が遅れてるらしいよ」
そんな声が廊下でヒソヒソと交わされていたある日、理事長だった私は内心ヒヤリとしました。
住民には何も伝えていなかったのですが、実は業者との連絡が1週間滞っていたのです。
理事会トラブルの多くは、こうした些細な情報共有のズレから始まります。
専門用語ばかりの議事録、誰が何を決めたのかわからない進行、結論だけがふわっと決まっているような空気。
なんと約３割近くの理事会の議事録が住民に周知されていないのです。
4軒に1軒以上が“何をやっているのかわからない理事会”という状況にあります。
この不透明感が、住民の不信やトラブルを呼び込む土壌になってしまいます。
とはいえ、すべての理事会が無責任なわけではありません。
多くは「時間がない」「法的知識が乏しい」「関心が低い」といった事情が複雑に絡んでいます。
実際、私も初めて理事を務めたときは議案の読み方すらわからず、会議ではただ頷くことしかできませんでした。
「これって自分で決めていいことなんですか？」
会議中にそう呟いた私の声に、ほかの理事も黙りました。
その空気が、妙に忘れられません。
もしかしたら、誰もが“よくわかっていない”まま運営されていたのかもしれません。
この曖昧な認識こそが、トラブルの温床になるのでしょう。
あなたのマンションではどうでしょうか？
理事会の風通し、悪くなっていませんか？
理事会トラブルを助長するクレーマー対応の難しさ
「この植木、5センチはみ出てるんだよ！」
そう怒鳴り込んできた男性に、私は思わず謝ってしまいました。
理事会に寄せられるクレームの中には、明らかに過剰なものや個人的な執着に近い内容も少なくありません。
特に“常連クレーマー”ともなると、感情のコントロールや理論的な話し合いが通じにくいのです。
理事会としては対応しないわけにもいかず、他の住民との公平性のバランスも難しくなります。
こうしたクレーム対応は、精神的な消耗が激しく、次第に理事会役員の辞任や拒否にもつながっていきます。
実際、理事会運営上の悩みとして約半数が特定住民からの過剰な要求となっています。
つまり、2人に1人は“クレーマー対策に悩んでいる”という状況です。
私の場合も、ある住民から毎週のようにメールでクレームが届き、最終的には理事会で「対応専門担当」を設けることにしました。
そこまでしないと、他の業務が回らなくなるからです。
一方で、「無視すればいい」という意見もありますが、住民との信頼関係を考えると完全に無視するのは逆効果になることもあります。
理事会の役割は“公平な判断”であり、“都合の良い窓口”ではありません。
そのバランスをどう保つかが、最大の難関かもしれません。
クレーム処理が怖くて理事をやりたくない——そう感じる人がいても無理はありません。
理事会で決められることと住民感覚のズレ
「えっ、理事会ってそんなに権限あるの？」
この反応は、住民説明会でよく出会います。
多くの住民は、理事会がどこまで何を決められるかを正確に知りません。
たとえば、防犯カメラの増設や自転車置き場の整理、管理会社の変更といった事項は、理事会である程度の方向性を決め、総会で承認を取る流れが一般的です。
けれど、住民からすれば「いつの間にそんな話になったの？」という感覚が強くなります。
実際、私はある年度で防災倉庫の配置見直しを提案した際、住民説明会で猛反対にあいました。
「もっと早く知らせてくれればよかったのに」
そう言われて初めて、“理事会内の常識は、住民には未知”なのだと痛感しました。
また、理事会が専門的な判断をすることへの不安も根強いです。
「素人が決めて大丈夫なのか」
その懸念はもっともです。
だからこそ、理事会の決定は“プロの意見を参考にしたうえでの判断”であることを明確にし、手続きもオープンにする必要があります。
たとえ内容が正しくても、伝え方を誤れば一気に不信感につながってしまいます。
もし理事会の決定に納得できない住民が多いと感じたら、それは“プロセスが閉じている”サインかもしれません。
マンション理事会トラブル相談が増加する社会的要因
ふとしたきっかけで、「トラブル相談員」という役目が回ってきたことがあります。
自分でも驚いたのですが、月に2〜3件は相談が舞い込んできました。
内容はさまざまです。
理事の独断、情報隠し、金銭の使途不明、クレーマー住民との対立、輪番制の強制など。
特に印象的だったのは、「共働きで忙しいから辞退したいと言ったら、掲示板に名前を晒された」という相談です。
これは個人の尊厳にも関わる重大な問題です。
また、高齢者世帯からは「パソコンもスマホも使えないのに、連絡は全部メールで困っている」という声もありました。
マンション居住者のライフスタイルは、多様化しています。
それにもかかわらず、理事会運営が“昭和型”の一律方式のままでは、いずれ崩壊してしまいます。
とはいえ、ガチガチに制度を変えるのもハードルが高いです。
大切なのは、小さな改善の積み重ねです。
たとえば、議事録を手書きで回覧するだけでも、高齢者世帯の参加意識は高まることがあります。
少しの工夫が、トラブルの芽を摘む鍵になるかもしれません。
あなたのマンションでも、試してみる価値はあるのではないでしょうか。
輪番制拒否と理事会報酬をめぐる課題と現実
理事会輪番制が機能しなくなる高齢化の影響
「うちは年寄りばっかりで、理事会なんて無理よ」
その言葉を、私は何度も耳にしました。
エレベーターの中で、ベンチに腰掛けて、掲示板の前で——
この数年で、輪番制による理事選出がうまく回らなくなってきたと感じています。
理事の担い手不足を感じている管理組合が全国で約６割超にのぼっています。
要因のひとつが、高齢化です。
加齢とともに健康や体力の不安が増し、理事の仕事が「重荷」になるケースが増加中です。
実際、ある70代女性は「エレベーターの点検立ち会いですら負担」と話してくれました。
高齢者にとっては、会議の議事録を読むのも一苦労です。
しかも、オンライン化が進んだことで「機器が使えない」という声も頻発しています。
「昔は順番でやったのよ」
そう話す人も、今では「できれば避けたい」と本音を漏らすのが現実です。
そもそも、年齢を重ねるごとに新しい情報をキャッチアップするのは容易ではありません。
定期的な会議の場に参加するだけで体調を崩してしまう方もいます。
誰もが公平に負担するという理想が、現実の体力・能力の差に合っていないことが、この仕組みの限界を浮き彫りにしています。
とはいえ、高齢化が悪いわけではありません。
問題は、制度が昔のままであることです。
住民構成が変わっているのに、理事会の仕組みが変わっていないことが、摩擦を生んでいるのです。
たとえば、理事会の役割を細分化して「参加できる部分だけ関わる」といった柔軟な制度設計が求められているかもしれません。
また、高齢者向けに紙ベースの資料や電話による案内など、情報伝達の多様化も不可欠です。
拒否が連鎖する一人暮らし世帯と賃貸住民の増加
「一人暮らしで忙しいんです」
その一言に、理事会メンバーは肩を落としました。
無理もありません。
最近は賃貸への転用が進み、区分所有者自身が住んでいないケースも珍しくなくなってきました。
その結果、理事会のメンバー候補はどんどん絞られていきます。
特に単身世帯の場合、仕事や介護、子育てなどの事情で「物理的に参加が難しい」という現実があります。
私が以前住んでいたマンションでは、輪番制で選ばれた理事が「実家の両親の介護で帰省が多い」と辞退しました。
その代わりを探そうとしても、次の人も「うちは単身赴任中で……」と続く悪循環です。
まるでドミノ倒しのように辞退が連鎖し、最後はくじ引きで決めるしかありませんでした。
こうした背景には、理事会に対する心理的な負担感もあります。
「一度引き受けたら一年間拘束される」
「クレーム対応が大変そう」
そんなネガティブなイメージが先行し、やる前から断られてしまうのです。
とはいえ、賃貸住民や単身者を“理事会の外”に置くわけにはいきません。
マンションは共同体です。
居住者すべてが当事者であるべきだからです。
最近では、外部専門家やサポートスタッフの導入により「やらなければいけない」の負担を減らす工夫が見られるようになってきました。
また、短時間参加型の理事制度を取り入れたマンションも出てきています。
たとえば、週1回のチャット会議で済ませる形にしたことで、参加率が2倍になったという報告もあります。
こうした仕組みがもっと広まれば、「できないから辞退」ではなく、「できる形で関わる」選択肢が生まれるかもしれません。
参加のハードルを下げることが、結果として理事会全体の質を高めることにつながるのです。
役員辞退協力金とペナルティ制度の必要性と限界
ある朝、ポストに封筒が届いていました。
開けてみると、「次期理事候補のお知らせ」とともに、「辞退される場合は協力金3万円をご負担ください」と書かれた紙が入っていました。
正直、ドキッとしました。
これは「役員辞退協力金」という制度です。
割合としてはまだ少数ですが、確実に増えている流れです。
この制度の趣旨は、「やらないなら、その分誰かにやってもらうための費用を払ってください」というものです。
一見すると合理的にも思えますが、実際に導入した管理組合では賛否が分かれています。
「納得できる」「不公平感がある」「強制に感じる」といった声が飛び交うのが現実です。
私が関わったマンションでも、一度導入の議論がありましたが、「家計に余裕がない人は辞退できなくなる」と反対多数で見送られました。
実際、制度導入に踏み切ったマンションでも「金銭で解決する風潮になるのでは」との懸念の声もあります。
制度そのものが“義務の放棄に金を払えば済む”という誤解を招いてしまっては本末転倒です。
それでも、「代替制度がない以上、何らかの負担は必要ではないか」という意見も根強くあります。
この制度の真の課題は、“やらない人”を減らすのではなく、“やれない人”を守れるかどうかです。
その視点を忘れてはいけないと感じています。
柔軟な辞退理由の整理、収入や家庭事情への配慮など、「辞退に値する根拠」の設計を丁寧に行う必要があるのではないでしょうか。
理事会報酬制度が果たすモチベーションの役割
「ちょっとでも報酬があるなら、やってもいいかな……」
そう語っていたのは、以前の理事仲間です。
実際、理事会活動はボランティアに近いのが現状です。
打ち合わせ、会計、管理会社とのやり取り、クレーム対応……。
業務は多岐にわたるのに、無報酬です。
一部の組合では「年3万円」や「月5,000円」などの報酬が支払われるケースも出てきましたが、まだまだ少ないのが実情です。
報酬を設けることは、単に金銭的なメリットだけでなく、「やる意味」を明確にする効果もあります。
人は対価のある行動には“責任”と“誇り”を持ちやすいものです。
私が関与したあるマンションでは、報酬制を導入した途端に立候補者が増えました。
「どうせ無償だから」「文句言われるだけでしょ」という空気が、「ちょっとやってみようかな」に変わった瞬間です。
もちろん、報酬だけで人は動きません。
「報酬があるからこそ頑張ろう」と思える土壌づくりも必要です。
透明性ある評価、定期的なフィードバック、住民の感謝の声——。
お金以上に“報われる実感”がなければ、制度は形骸化してしまいます。
報酬の額面だけでなく、理事会経験が次に活かせるようなキャリアサポートや、住民全体の「ありがとう文化」の醸成などもあわせて考える必要があるでしょう。
とはいえ、何もしなければ、現状維持です。
「誰もやりたがらない理事会」から、「ちょっとならやってもいい理事会」へ。
その一歩として、報酬制度は有効な道かもしれません。
そしてそれは、理事会という“役割”の見直しでもあり、“参加の形”の再設計でもあるはずです。
外部委託と共働き世帯がもたらす理事会の再編可能性
共働き世帯の増加で理事会欠席や委任状乱用が深刻化
「理事会、また欠席者が多くて流会になったらしいよ」
エレベーター内で耳にしたこの会話が、なんとも象徴的でした。
共働き世帯の増加により、平日夜や週末の理事会への出席が難しい家庭が増えてきています。
共働き世帯は全体の70％を超えており、その影響はマンション管理の現場にも如実に表れています。
「仕事終わってから会議に出るのは無理です」
そう言って委任状を提出する理事が後を絶たず、結果として決議が成立しないケースが増加傾向にあります。
理事本人は出席できず、代理として委任状が提出されるが、実際には内容を読まずに署名しているだけのこともあります。
これでは合意形成とはいえません。
私が以前理事を務めたマンションでも、全10人の理事のうち実出席は4名のみという状態が何度もありました。
委任状が形式的に使われ、「全会一致」とされた議案に、実際は誰も積極的な議論をしていない——そんな事態も起きていたのです。
議事録を読んだ住民から「こんな話、聞いてない」という声が上がるたびに、理事会内部の空洞化を実感しました。
こうした状況が続くと、理事会そのものの存在意義が揺らぎます。
「どうせ決まってるんでしょ」と住民の関心も薄れ、無関心と不信感がじわじわと広がっていきます。
形式だけの会議、建前だけの参加、それらが理事会の空洞化を加速させてしまうのです。
出席率を上げるために、開始時間の見直しやオンライン併用、1時間以内に収めるアジェンダ設計など、運営方法そのもののアップデートが必要になっています。
また、議題ごとに担当理事を置き、当該議題に関係する人のみの参加とする運用も現実的な解決策として注目されています。
理事会業務の外部委託が持つ時間的コストの削減効果
「プロに任せた方が早いし確実だよね」
ある理事が漏らしたこの一言に、その場にいた全員がうなずきました。
理事会業務の一部を外部委託する動きは、都市部を中心にじわじわと広がりつつあります。
たとえば議事録作成、会計処理、契約交渉といった専門性が高く時間のかかる業務は、管理会社やマンション管理士に依頼することで、負担を軽減することが可能です。
実際、東京都内のあるマンションでは、理事会の議事運営サポートを外注した結果、会議時間が平均で40％短縮され、出席率も上昇したという事例があります。
ある物件でも、外部コーディネーターを入れることで「何を話しているか分からない」から「議論に集中できる」に変わりました。
専門知識を持つ第三者の存在は、議論の焦点を明確にしてくれるため、時間の無駄も減りました。
また、感情に左右されにくい第三者の立場が、理事間の摩擦を和らげる効果もあるようです。
外部の視点が入ることで、理事同士の感情的な対立も緩和され、より建設的な運営につながっていくように感じます。
さらに、専門家による書面整備が進むことで、住民への説明資料の質も格段に向上しました。
とはいえ、すべてを外注に頼ると、「自分たちで何も決めていない」という無力感も生まれかねません。
住民の参加意識が低下すれば、次世代の担い手も育たなくなります。
あくまで“補助輪”としての位置づけが重要で、「主役は住民である」という意識をどう保つかが問われます。
費用面でのバランスや、契約内容の透明化なども併せて議論が必要です。
高齢者ややらない人への対応としての外部人材活用
「もう年だから、わからないことばかりで……」
そう話す高齢住民に、理事の話をするたびに心が痛くなりました。
加齢に伴う理解力や記憶力の低下、身体的負担への配慮を考えると、高齢者に理事会を任せるのが酷な場面も多くあります。
一方で、どの世帯も何かしらの事情を抱えており、「やれない」事情は年齢に限りません。
「やらない」ではなく「やれない」——この見極めこそが重要です。
そうした中で、外部人材を“補助的に”導入することで、高齢者や多忙世帯の負担を調整しながら、運営を成り立たせている事例が増えています。
たとえば、理事長経験者を外部顧問として再任し、実務支援を担ってもらう仕組みを作ったマンションでは、高齢理事の精神的な負担が大きく軽減されました。
また、若手住民がITや資料作成を手伝う“スキル連携型”の理事会もあります。
こうした取り組みは、「誰か一人が全部背負う」体制を変える鍵になるのではないでしょうか。
さらに、タスク分解とマニュアル整備によって、特定スキルがなくても理事会に関われるような体制を整えているマンションもあります。
チェックリストや手順書の共有は、安心感を生み出し、未経験者の参加を後押しします。
外部支援者の立場も「実務支援型」「相談窓口型」「代行型」などに分類し、役割を明確にすることが望まれます。
理事会メンバーと外部人材が“対等なパートナー”として協働できる関係構築が求められています。
独裁を防ぐ仕組みとしての理事会役割分担の再設計
「またあの人が勝手に決めたってさ」
マンション内でそんな声が漏れ聞こえたとき、胸がざわつきました。
理事会がうまく機能しないとき、特定の人物が実権を握り“独裁状態”になる危険性があります。
それは決して珍しい話ではなく、実際にトラブルに発展するケースもあります。
「管理組合運営におけるガバナンスの強化」が必要であり、役職の分担と監視体制の強化が急務とされています。
役割分担を明確にすることで、一人に権限が集中するのを防ぎつつ、それぞれが無理なく関われる環境が整います。
たとえば、「議事録係」「会計担当」「外部連絡係」といった形で分担すれば、ひとつひとつの業務は軽くなり、参加しやすくなります。
私の知るマンションでは、年単位ではなく“3カ月交代制”の役割ローテーションを導入したことで、参加率と満足度の両方が向上しました。
このように、理事会の構造自体を柔軟に見直すことが、結果的にトラブルの未然防止にもつながるのです。
また、業務報告の共有を義務化し、進捗や決定事項を可視化することで「誰が何をやっているか」が分かる体制を作ることも大切です。
議題の優先順位をあらかじめ提示し、複数人で意見を集約するプロセスを設けることも有効です。
主導権を分け合うことは、責任を分散することでもあります。
それが理事会全体の透明性と健全性を育てていくのではないでしょうか。
まとめ
マンションの理事会をめぐる課題は、時代の変化とともにその輪郭を変えつつあります。
共働き世帯の増加による出席率の低下、高齢化に伴う参加困難、そして「やらない人」への対応は、もはや個別の問題ではなく、全体構造の見直しを迫る警鐘といえます。
そのなかで、外部委託という選択肢は単なる便利な手段ではなく、住民主体を守るための補完的な役割を担いつつあります。
形式化しつつあった理事会を、再び意味ある場へと再編するためには、柔軟な制度設計と住民の意識改革の両輪が欠かせません。
「理事会に関わることが怖い」ではなく、「理事会に関わってよかった」と思えるような運営の工夫が、今こそ求められているのではないでしょうか。
たとえば、時間を区切った短時間開催、オンライン活用、役割細分化、外部支援者の活用など、多様なアイデアを持ち寄ることが重要です。
外部の手を借りることで得られるのは、単なる作業効率だけではありません。
摩擦の緩和、手続きの明瞭化、意思決定の質の向上といった“質的変化”が、次第に住民の信頼を育てていく種となっていきます。
すべてを完璧にする必要はありません。
まずは小さな一歩、たとえば「委任状の扱い方を見直す」「理事会の時間を見直す」といった、できるところから変えていく勇気があれば、マンション運営は確実に変わっていくはずです。
未来の理事会が、もっと開かれた、対話と納得のある場になっていることを願ってやみません。
